Làm thế nào để hoàn thành công việc mà không phải tăng ca mỗi ngày?
Làm thế nào có thể duy trì sự vui vẻ và hứng khởi trong công việc?
Và còn nhiều câu hỏi khác xoay quanh vấn đề hiệu suất công việc và cắt giảm giờ làm đang là nỗi băn khoăn của xã hội hiện đại nói chung và xã hội Nhật Bản nói riêng.
Trong bối cảnh đó, việc “cải cách phương pháp làm việc” nhằm giảm bớt áp lực và căng thẳng trong công việc trở nên cấp thiết. Với phương thức sản xuất Toyota bao gồm, “Just in time”, “tự động hoá”, “phương thức Kanban”, “Kaizen”, tập đoàn hàng đầu thế giới này đã thực hiện thành công cuộc cách mạng nâng cao năng suất và giảm giờ làm.
Quy trình của Toyota đã được chuẩn hóa và áp dụng linh hoạt ở nhiều ngành nghề và nhiều môi trường kinh doanh. Phương pháp làm việc siêu hiệu quả trong cuốn sách này được xây dựng dựa trên triết lý “tự hoàn thiện quy trình” của Toyota, tức là không ngừng cải thiện quy trình để đạt được đầu ra nhanh nhất và tốt nhất. Nếu có thể tiến hành công việc với hiệu suất cao và đạt được kết quả mong muốn, tình trạng làm thêm giờ trong trạng thái uể oải sẽ không còn, chúng ta sẽ có thêm thời gian để thử thách với những công việc ở mức độ cao hơn. Thời gian cho sở thích cá nhân, gia đình, học tập cũng tăng lên, nhờ đó khả năng thăng tiến cũng cao hơn.
Phương pháp làm việc siêu hiệu quả với quy trình tám bước đã hoàn thiện. Điểm quan trọng và linh hoạt để phương pháp này có thể được áp đụng rộng rãi là không gian cho phần đánh giá và điều chỉnh để “tự hoàn thiện” và hiệu quả nhất để đạt được đầu ra đúng một cách nhanh nhất. Điểm tạo nên sự khác biệt là một quy trình “tiêu chuẩn” với mức độ chi tiết và khả năng giảm thiếu tối đa lãng phí và sai sót mà không ai khác có thể làm được. Tổng kết các bước của quy trình này gồm:
- Bước 1: Xác định mục đích và đầu ra của công việc
- Bước 2: Lên lịch trình bằng cách liệt kê các mục triển khai
- Bước 3: Chia các mục triển khai theo cấp độ công việc
- Bước 4: Xác định trạng thái hoàn thành của từng mục việc được chia nhỏ
- Bước 5: Chuẩn bị đầy đủ “công cụ” và “thông tin” cần thiết
- Bước 6: Phân công vai trò trong công việc
- Bước 7: Chia sẻ quy trình và lịch trình với những người liên quan
- Bước 8: Sử dụng lịch trình để quản lý tiến độ.
“Phương pháp làm việc siêu hiệu quả của Toyota” sẽ giúp bạn chấm dứt chuỗi ngày làm việc mệt mỏi. Với nhiều năm kinh nghiệm làm việc tại Toyota, tác giả đã hệ thống hóa và điều chỉnh để hoàn thiện một phương pháp làm việc năng suất, áp dụng cho mọi vị trí ở mọi ngành nghề. Với phương pháp này, bạn sẽ giảm thiểu tối đa lãng phí và sai sót, đạt được đầu ra tốt nhất và nhanh nhất, đồng thời duy trì được động lực và niềm hứng khởi trong công việc.